Как отправить важные документы по почте?

Вопреки сложившемуся стереотипу, традиционная почта – это один из удобных способов взаимодействия с государственными инстанциями, например, судом или службой судебных приставов, а также ответчиками и другими участниками процесса. По почте можно отправлять претензии, дополнительные документы, исковые и иные заявления, исполнительные листы. Что важно знать?

Если необходимо соблюсти претензионный порядок, суд потребует подтвердить не только факт отправки претензии ответчику, но и факт получения им этих документов. Поэтому необходимо отправлять ценное письмо с описью и уведомлением о вручении. В описи должно быть описано, какие документы вы направляете и в каком количестве. Уведомление о вручении можно выбрать простое или заказное. Простое кинут в почтовый ящик, после того, как на нем будет поставлена отметка о вручении или не вручении, заказное же будет ждать вас на почте. Сохранить для суда обязательно нужно и чек, и опись.

Кстати, удобно пользоваться услугами Почты России и при регистрации ООО или ИП, чтобы не ходить в налоговую забирать документы о регистрации. Только подавая заявление, не забудьте указать, что получить пакет документов вы хотите именно по почте.

По статистике, документы о регистрации ООО или ИП идут из налоговой от 7 до 14 дней в крупные города и до 21 дня в отдаленные местности. Если эти сроки вас устраивают – просто дождитесь извещения с почты.

Отслеживать путешествие вашего письма можно на сайте почты России: или через официальное приложение, указав уникальный почтовый 14-значный идентификатор – специальный номер, который указан в квитанции.

К счастью, заказные и ценные письма теряются не так часто, но даже если это происходит – есть отлаженный алгоритм поиска.

Что если письмо не доставлено адресату?

Если прошло уже много времени, а письмо не доставлено адресату или не меняет свой статус на сайте почты России, тогда придется обратиться на почту с заявлением о розыске почтовых отправлений (форма 1, см. в конце текста). Сделать это можно в течение 6 месяцев со дня отправки письма. Для подачи заявления потребуется паспорт или доверенность, если за вас действует представитель.

Совет: форма заявления имеет рекомендательный характер, его можно написать и в произвольной форме, но мы рекомендуем писать по образцу, чтобы избежать проблем при подаче.

И еще несколько важных моментов:

  • бланк заявления заполняется разборчиво;
  • к заявлению физических лицв обязательном порядке должна быть приложена квитанция или ее четкая ксерокопия;
  • заявления с неполным адресом не принимаются;
  • номер почтового отправления указывается в заявлении строго в соответствии с его штрих-кодовым идентификатором.

Ответственное лицо, принимающее заявление, проверяет правильность и полноту заполнения бланка заявления, сверяет данные с подлинной квитанцией и данные документа, удостоверяющего личность, о чем на бланке заявления проставляет отметки.

NB! Заявителю на руки выдается отрывной талон, подтверждающий, что заявление на розыск принято.

Заявление по розыску почтовых отправлений рассматриваются в срок до одного месяца с момента регистрации. Если рассмотрение заявления требует проведения специальной проверки или дополнительных материалов, сроки рассмотрения могут быть продлены, но не более, чем на один месяц с обязательным уведомлением о продлении сроков. Общий срок рассмотрения заявлений, то есть розыска почтовых отправлений, не должен превышать 2 месяца.

Важно! Если судом или законами установлены конкретные сроки, то лучше направить претензию ответчику заново отвезти лично или воспользоваться услугами курьерских служб, например, UPS или DHL, главное – не нарушить указанный срок.

Что если адресат отказался получать письмо?

В том случае, если ответчик отказался в получении претензии или во время вручения никого не было на месте, к исковому заявлению необходимо приложить квитанцию об отправлении, описи и уведомление о вручении с отметкой о неполучении письма адресатом. Далее на заседании, в исковом заявлении или заявлении о направлении запрашиваемых документов подробно описать ситуацию, указав на то, где были взяты данные об адресе ответчика и отметив, что иной информацией вы не обладаете. В большинстве случаев суд входит в положение и считает, что  претензионный порядок соблюден.

Сервис ЮРБЮРО обязательно сообщит вам обо всех возможных способах подачи и получения документов, чтобы максимально упростить и автоматизировать все бюрократические процессы.

 

(форма 1)

Кому                                                                                                                      
от  
проживающего

                                         тел.                                                                                                                        


документ, удостоверяющий личность                                                              

серия                                                                  №
выдан.                                                                                                                  

ЗАЯВЛЕНИЕ

(нужное подчеркнуть)

внутреннее почтовое отправление, почтовый перевод, телеграмма, пенсия

Причина заявления

Отправление (перевод) не поступило
Нет части вложения
Повреждение вложения
Замедление в прохождении

 

 

Уведомление о получении не получено или не оформлено соответствующим образом
Сумма возмещения не получена

                                                          

Дата поступления

 

 

 

Иное (указать)

Почтовое отправление

простое
регистрируемое
С объявленной ценностью
Сумма объявленной ценности
почтовая карточка
письмо
бандероль
посылка
секограмма
прямой почтовый контейнер
Отправление 1 класса
почтовый перевод

 

 

 

 

 

 
Особые отметки

наложенный платеж
Сумма наложенного платежа
авиа
Уведомление о вручении

 

 

 
Дата подачи ______________ регистрационный №_____________________ Вес__________

ОПС подачи                                                                                                                                                                                             
Фамилия и полный адрес отправителя                                                                                                                                           
                                                                                                                                                                                                                   
Фамилия и полный адрес адресата                                                                                                                                                 
                                                                                                                                                                                                                   
Вид упаковки_________________________                                                                                                                __
Вложение                                                                                                                                                                                                
                                                                                                                                                                                                                   

Подпись заявителя ________________________________ Дата                                      

Данные с подлинной квитанцией и данными документа, удостоверяющего личность, сверены

 

                                                                                                           

О.К.Ш.
(должность, фамилия и подпись ответственного лица)

Квитанция (копия) прилагается

 

 

О.К.Ш.

 

наименование объекта почтовой связи

Заявление № _______________________принято «            »__________ 20____г. в __________________________________

должность, ФИО,  роспись

Подпись работника почтовой связи_____________________________________________

 

 

 

Оборотная сторона заявления

 

1.       В соответствующих квадратах необходимо сделать отметку в виде х.

2.       Заявление должно заполняться разборчивым почерком. Помарки и исправления не допускаются.

3.      При неполном заполнении данного бланка розыск почтового отправления не производится.

4.      К заявлению должна быть приложена квитанция (или ее четкая копия), выданная при приеме почтового отправления, а для юридических лиц и список ф. 103.

5.       Заполнение бланка заявления должно полностью исключать необходимость наведения дополнительных справок при обработке и регистрации заявления.

6.      Одного бланка достаточно для нескольких отправлений одной категории, поданных одновременно в одном и том же объекте почтовой связи, одним и тем же отправителем, в один и тот же адрес.